Service
Dank unserer maßgeschneiderten Services ziehen Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihren digitalisierten Dokumenten. Wir verarbeiten keine Aufträge, sondern arbeiten mit unseren Kunden projektbezogen auf Augenhöhe. Der große Unterschied zum Wettbewerb: Jeder Kunde wird kontinuierlich von einem unserer Experten betreut und erhält schließlich eine perfekt auf ihn zugeschnittene Lösung. Abläufe nach dem Prinzip „08/15“ gibt es bei uns also nicht. Unser Ziel liegt darin, dass die Digitalisierung für Sie zum Wertschöpfungsfaktor wird und damit zu einem nachhaltigen Investment für die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Digitale Dokumente erlauben es Ihnen, jederzeit ortsunabhängig auf sie zuzugreifen und damit einen effizienten Informationsfluss sicherzustellen, auf den heute kein Unternehmen mehr verzichten kann. Nebenbei reduzieren Sie Ihre Kosten, beispielsweise dadurch, dass Sie Daten nicht mehrfach erheben müssen oder auf Stauraumflächen verzichten können (Stichwort: Miete). Ihre Mitarbeiter müssen nicht lange nach Dokumente suchen und die Kommunikation untereinander verläuft effizienter, was sich positiv auf die Produktivität Ihres Unternehmens auswirkt.
BPO
Ihre Mitarbeiter verbringen noch immer einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit Tätigkeiten, die nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehören? Dann sollten Sie über Business Process Outsourcing (BPO) nachdenken, welches das Auslagern vollständiger Geschäftsprozesse bedeutet. Damit entlasten Sie Ihre begrenzten Ressourcen, sodass Sie sich wieder auf die Kernaufgaben konzentrieren können.
Als kompetenter Dienstleister bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für eine professionelle Auslagerung von Geschäftsprozessen. Wir übernehmen viele Routineaufgaben insbesondere im administrativen Bereich wie etwa die gesamte Posteingangs- bzw. Eingangsrechnungsverarbeitung. Dabei kombinieren wir unser Know-how und eine langjährige Erfahrung rund um die Dokumentendigitalisierung und Prozessoptimierung zu einer werthaltigen Gesamtlösung, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. So senken wir Ihre Kosten und tragen zur effizienten Ausrichtung und Flexibilisierung Ihres Unternehmens bei. Sie haben mehr Zeit für das Wesentliche, was sich positiv auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit und Ihren Ertrag auswirkt.
Eingangsverarbeitung
Als externer Dienstleister übernehmen wir Ihre Poststelle und sorgen dafür, dass sämtliche eingehende Korrespondenz direkt Ihren zuständigen Mitarbeitern vorliegt. Hierzu holen wir täglich Ihre Eingangspost ab, um sie zunächst zu öffnen, zu stempeln und zu sortieren. Anschließend transformieren wir Ihre Briefe in digitale Dateien, die wir per Sichtkontrolle sorgfältig überprüfen. Geschäftsrelevante Daten Ihrer Dokumente lesen wir mit Volltexterkennung aus. Für Sie ist es dann ein Leichtes Inhalte wiederzufinden, ohne ewig in Aktenordnern zu suchen. Die Übermittlung der gescannten Dokumente inklusive der ausgelesenen Daten an Ihr Unternehmen erfolgt selbstverständlich über eine sichere Verbindung. Denn der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten haben für uns stets höchste Priorität!
Ihre Vorteile: Digital erfasste Dokumente
- beanspruchen keinen wertvollen Platz im Büro,
- sind jederzeit ortsunabhängig abrufbar und
- sichern Ihnen den nötigen Informationsfluss für wirtschaftliche Effizienz.
In Ihrem Büro herrscht digitale Ordnung, die sich wiederum positiv auf Ihre gesamten Abläufe auswirkt. Das wird Sie nicht zuletzt am Betriebsklima, sondern auch in Ihren Geschäftszahlen deutlich spürbar.
Altakten digitalisieren
Verschenken Sie noch teure Quadratmeter an Gewerbeflächen, um Altakten aufzubewahren? Der Platzbedarf und die damit einhergehenden Mietkosten sind aber nur ein relativ kleiner Nachteil der physischen Lagerhaltung. Der größere Nachteil ist, dass analoge Dokumente bei nicht fachgerechter Lagerung einem Verfall unterliegen. Das könnte beispielsweise bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden. Hinzu kommen Elementarschäden durch Wasser oder Feuer, die Dokumente zerstören. Ebenso liegt das geballte wertwolle Wissen ungeordnet und dementsprechend unzugänglich als Staubfänger brach.
Unser Digitalisierungsservice nimmt Ihnen diese Sorgen ab. Unabhängig davon, ob es sich um Buchhaltungs-, Einkaufs- oder Vertriebsdokumente, Zeichnungen, Pläne oder Bücher handelt – mit der modernen Hardware unseres Scanzentrums sowie dem Know-how unserer Mitarbeiter migrieren wir Ihre Altakten passgenau in die digitale Welt. Die Unterlagen stehen Ihnen anschließend in Ihrem elektronischen Archiv mit sämtlichen relevanten Informationen ortsunabhängig und auf Tastendruck zur Verfügung. Somit wird das in Altakten schlummernde Wissen reaktiviert und für Sie wieder nutzbar.
Ein Umzug in neue Räumlichkeiten ist übrigens ein idealer Moment, sich von Papierakten zu verabschieden. Als Full-Service-Dienstleister holen wir Ihre Altakten ab, stellen Ihnen diese kurz darauf digital zur Verfügung und lagern sie auf Wunsch auch für Sie in unseren Räumlichkeiten ein.
Archivierung
Die Archivierung kaufmännischer Unterlagen ist keine Option, sondern eine eindeutige gesetzliche Vorgabe. Diese können Sie effizienter und sicherer erfüllen, indem Sie Ihre Dokumente elektronisch archivieren. So können Sie den geltenden Aufbewahrungsfristen für Handelsregisterauszüge, Rechnungen usw. platzsparend und kostengünstig nachkommen. Da jeder Quadratmeter Bürofläche kostbar ist, lohnt sich für nicht digitalisierte Dokumente die professionelle Einlagerung und Archivierung in unserem Dokumentenarchiv. Hier genießen Ihre Dokumente höchste Sicherheit: Der Zugang wird nur den von Ihnen autorisierten Personen nach Unterzeichnung einer Datenschutzerklärung und in Begleitung eines Mitarbeiters gewährt. Sämtliche Informationen werden selbstverständlich streng vertraulich behandelt.
Archivlogistik
Zu unserem Leistungsportfolio als Full-Service-Dienstleister im Bereich Dokumenten-Management gehört die Lagerung und Archivierung von Aktenbeständen. Für die Akten- und Archivlogistik stehen uns mehrere tausend Quadratmeter Fläche zur Verfügung, vollklimatisiert und rund um die Uhr überwacht. Wenn Sie Ihre Büroräume von Aktenbergen befreien wollen, übernehmen wir gern Ihr komplettes Papierarchiv. Wir sorgen für eine optimale Verfügbarkeit sämtlicher Daten, indem wir Ihr Archivierungssystem adaptieren oder bei Bedarf ein neues einrichten.
Auf Anfrage stellen wir Ihnen Ihre Dokumente, Pläne oder großformatigen Zeichnungen unkompliziert und innerhalb kürzester Zeit in digitalisierter Form, per Fax oder Kurier zu. Wir gewährleisten, dass Ihre Unterlagen stets höchsten Sicherheitsstandards unterliegen. Datenschutz hat für uns oberste Priorität, sämtliche Informationen werden streng vertraulich behandelt. Auch den Umzug aus Ihren Räumlichkeiten in unser Dokumentenarchiv führen wir unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen mit speziell für den Dokumententransport eingerichteten Fahrzeugen durch.
Reprografie
Großformatige Dokumente sind in vielen Branchen wie Maschinen- und Anlagenbau oder Architektur unverzichtbar. Mit hochfunktionaler Hard- und Software, dem nötigen Know-how und einem sorgfältigen Blick auf individuelle Anforderungen übernehmen wir seit Jahrzehnten das Plotten großformatiger Dateien. Dazu gehören vor allem Baupläne, technische Zeichnungen oder Lagepläne, die wir sogar in hohen Stückzahlen in gleichbleibend hervorragender Qualität reproduzieren können.
Vor dem Druck überprüfen unsere Mediengestalter sorgfältig alle digitalen Unterlagen und passen sie bei Bedarf an. Die fertigen Dokumente erhalten Sie in Farbe oder Schwarz-Weiß sauber aufbereitet und auf Wunsch nach DIN-Norm gefaltet. Das Scannen von Groß- und Sonderformaten sowie die Erstellung und Vervielfältigung von Dokumentationen, zum Beispiel für das Facility-Management oder Engineering, runden unser Leistungsportfolio ab.